Une politique d'éthique des affaires qui traite de l'inconduite des employés constitue une étape vers l'établissement d'un environnement de confiance. Cependant, même avec une politique ferme, convaincre les employés de s’engager en cas d’inconduite peut être un gros défi pour les propriétaires d’entreprise. C’est pourquoi il est essentiel de soutenir les employés par le biais de programmes et d’actions intégrant les normes de bonne conduite dans la mission et la vision de votre entreprise.
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Définissez l’inconduite sur le lieu de travail telle qu’elle s’applique à votre entreprise. Les exemples courants incluent le vol, la fraude, le harcèlement sexuel, l’insubordination flagrante, la conduite d’affaires personnelles et l’envoi ou la réception de courriers électroniques personnels au travail. Communiquez cette définition aux nouveaux employés et aux membres du personnel actuels au moyen de normes de conduite écrites et dans le cadre d'une formation en matière d'éthique. Protégez votre droit légal de regarder, d'écouter et de lire les communications sur le lieu de travail en informant tout le monde que la surveillance des employés est une pratique commerciale standard. Un avantage supplémentaire d'une approche directe et directe est qu'elle transforme souvent les procédures de surveillance en contrôles préventifs plutôt qu'en contrôles réactifs.
Un plan de surveillance de l'inconduite
Utilisez la surveillance des appels et la surveillance de l'ordinateur comme tactiques pour vous assurer que les employés suivent les procédures d'exploitation standard et ne mènent pas d'activités personnelles au travail. Le suivi des appels implique l'écoute en temps réel de conversations téléphoniques choisies au hasard ou leur enregistrement et leur écoute ultérieure. Respectez les lois fédérales sur la protection des renseignements personnels en informant les appelants que leur conversation peut être enregistrée à des fins de contrôle de la qualité avant le début de la conversation. Les technologies de surveillance informatique incluent des logiciels qui vous permettent de voir à la fois ce qui est à l'écran et stocké dans des terminaux informatiques et des disques durs. Ceci est utile pour surveiller l'utilisation d'Internet et les communications par courrier électronique et pour prévenir la fraude ou le vol. Installez des caméras de surveillance vidéo aux stations de caisse, dans les zones de stockage et dans les salles de repos pour prévenir le vol interne.
Procédures d'audit
Passez en revue les conversations téléphoniques enregistrées et les journaux d'appels, les journaux d'ordinateur, la bande de vidéosurveillance et les rapports de mesures correctives pour identifier les incidents d'inconduite précédemment non détectés, ainsi que pour identifier les tendances de comportement. Créez et utilisez des listes de contrôle d'audit, des commentaires et des résumés écrits lorsque vous traitez des incidents et des tendances d'inconduite. Avant de prendre des mesures, examinez les infractions d'inconduite découvertes lors de la surveillance ou d'un audit avec l'employé fautif. Il est possible que des informations ou des actions observées aient été mal comprises ou prises hors de leur contexte. Un employé devrait avoir la possibilité de fournir une explication avant que vous ne décidiez de prendre des mesures correctives.
Encourager les rapports des employés
Encouragez vos employés à signaler les cas d'inconduite en donnant le bon exemple. Maintenir un engagement fort en matière de prévention et de lutte contre les inconduites. Mettez en place une politique de porte ouverte au sein de l'équipe de direction, donnez aux employés le moyen de signaler anonymement une inconduite et créez une culture dans laquelle les employés considèrent que signaler l'inconduite fait partie intégrante de leur travail. Plus votre engagement est fort et plus vous soutenez et encouragez les rapports d'inconduite, plus les employés ont de chances de suivre votre exemple et de signaler les incidents d'inconduite.
