Harvey MacKay, auteur et chroniqueur, a déclaré un jour: «Si vous ne planifiez pas, vous planifiez d'échouer.» Cela n'est nulle part plus vrai que dans la gestion de projet. Un chef de projet qui réussit doit être capable de jongler avec de nombreuses balles tout en traitant avec une équipe diversifiée. La planification, l’évaluation et la mesure stratégiques sont au cœur de tout cela. Si vous établissez un plan méticuleux, communiquez clairement à votre équipe et mesurez les progrès accomplis, le succès d'un projet est presque certain.
Définissez vos objectifs. Avant de pouvoir commencer à diriger un projet, vous devez travailler en étroite collaboration avec votre client pour vous assurer que vous êtes sur la même longueur d'onde en ce qui concerne les résultats attendus du produit livrable final et que les attentes du client sont raisonnables. Créez un document de définition de projet qui donne un aperçu général, énonce les objectifs convenus et inclut la portée du projet, les hypothèses et les risques éventuels, la manière dont vous prévoyez d’aborder le projet, les éléments de votre organisation qui finiront par travailler sur le projet. estimations de durée. Ne commencez pas un projet sans ce document signé par les sponsors ou les clients et les principaux intervenants.
Planifiez, planifiez et planifiez encore. Jack Gido et James Clements, auteurs de «Successful Project Management», déclarent: «Prendre le temps d'élaborer un plan bien pensé avant le début du projet est essentiel pour la réussite de tout projet.» Commencez votre planification en divisant le projet en une série de compartiments plus petits, en identifiant les tâches à l'intérieur de chacun. Incluez des étapes claires dans la planification, ce qui vous aidera à déterminer si vous êtes sur la bonne voie ou non au fur et à mesure de l'avancement du projet. Incluez les coûts que vous allez engager à chaque étape du processus et les heures de travail estimées pour chaque tâche.
Rassemblez une équipe pour travailler sur le projet en fonction des heures de travail et des compétences requises que vous avez identifiées au cours du processus de planification. Communiquer clairement les objectifs généraux, les objectifs, la portée et le budget, ainsi que leurs rôles individuels dans le projet. Assurez-vous que chaque membre de l'équipe dispose du budget et des ressources nécessaires pour effectuer le travail. Utilisez les tableaux RACI selon les besoins pour indiquer clairement qui est responsable de chaque jalon, ainsi que les contributeurs et qui doit être informé des progrès.
Créez un calendrier pour une communication régulière avec l'équipe. Pour les projets à long terme, une réunion d’équipe formelle par mois peut suffire, une fois par semaine au fur et à mesure de l'avancement du projet. Dans les toutes dernières semaines d'un projet, vous constaterez peut-être que des réunions quotidiennes sont nécessaires. Soyez accessible à tout moment pour que chaque membre de l'équipe puisse répondre aux questions.
Mesurer fréquemment les progrès du projet. Votre travail consiste à terminer le projet dans les délais, dans les limites du budget et des attentes des parties prenantes. Cependant, de nombreux projets souffrent d'une surcharge budgétaire et d'un glissement de la portée. Jason Westland, auteur et PDG de la société de gestion de projet Method123, déclare que le budget du projet doit être une partie vivante du projet que vous examinez régulièrement avec l'équipe et les principaux intervenants tout au long de sa vie. Si vous évaluez régulièrement les progrès et communiquez efficacement avec votre équipe, vous devriez pouvoir identifier rapidement les problèmes de budget et de périmètre et apporter les corrections nécessaires.
