Lorsque vous devez rédiger un rapport professionnel, vous risquez de ne pas comprendre les informations à inclure. La rédaction professionnelle, en particulier pour les rapports, a souvent un format et un style qu'il convient de suivre. Lorsque vous êtes habitué à écrire dans le format et le style requis pour les rapports professionnels, vous devriez être capable de rédiger un rapport rapidement et facilement.
Passez en revue le style de rédaction du rapport. Contrairement à la rédaction narrative ou à la rédaction d’essais, la rédaction de rapports est très efficace. Tous les mots superflus doivent être supprimés et le langage est simple et direct. Utilisez la voix active et évitez les informations redondantes.
Ajouter des articles de balle chaque fois que vous le pouvez. Plutôt que d'expliquer quelque chose sous forme de phrase, un rapport l'expliquera avec une liste à puces. Par exemple, les fonctionnalités d'un projet d'entreprise ne seraient pas écrites sous forme de paragraphe, mais plutôt répertoriées avec des puces.
Découpez les paragraphes de manière à ce que chacun ne compte que quelques lignes. La rédaction d'un rapport n'inclut pas de longs paragraphes.
Évitez d'inclure des informations que votre public connaît déjà. Avec un essai, vous supposez souvent que le lecteur ne sait rien du sujet. En rédigeant un rapport, supprimez toutes les informations déjà connues de votre public. Par exemple, si vous écrivez un rapport sur une nouvelle stratégie d’entreprise pour le personnel de direction, n’incluez pas d’informations générales sur votre entreprise que les administrateurs connaissent déjà. Toutefois, ces informations peuvent être incluses si le rapport concerne un groupe de nouveaux employés.
Inclure des matériaux supplémentaires avec le rapport d'activité. Des éléments tels que des graphiques, des graphiques, des photographies, des tableaux, des diagrammes et d’autres éléments visuels peuvent être utilisés pour améliorer le rapport et en clarifier le sens.
Mettez des titres tout au long du rapport pour faciliter le référencement des différentes sections pour le lecteur.
