Les ordinateurs font partie de la vie quotidienne. Il est difficile de penser à une entreprise qui n’utilise pas d’ordinateur. Les ordinateurs ont simplifié la vie de nombreux comptables. Mais il existe également des domaines de préoccupation dont l'utilisateur doit être conscient.
Comptabilité avant les ordinateurs
Avant l'avènement des ordinateurs, les travaux de comptabilité étaient entrés manuellement dans les grands livres. Des journaux distincts ont été conservés pour les différents comptes, y compris les comptes clients, les comptes fournisseurs, les registres d'inventaire, etc. C'était un processus coûteux, laborieux et lent. Plus tard, des calculatrices ont été utilisées pour faciliter la tabulation des chiffres et des factures. Mais les méthodes étaient encore lentes et semées d’erreurs. Beaucoup d'erreurs ont été commises simplement à cause d'une mauvaise écriture ou de calculs erronés.
Utilisation des ordinateurs en comptabilité
Aujourd'hui, les entreprises fonctionnent à une vitesse vertigineuse. Un climat commercial mondial exige un traitement des données encore plus rapide. Les grandes et les petites entreprises bénéficient des logiciels de comptabilité. Les feuilles de calcul informatisées permettent aux utilisateurs d'avoir un accès instantané en temps réel aux informations du grand livre général concernant les comptes clients, les comptes fournisseurs, les niveaux de stock, l'état des commandes d'achat, les ventes et les coûts de main-d'œuvre.
Avantages des ordinateurs
Deux avantages que les ordinateurs offrent aux entreprises sont la rapidité et la flexibilité. Les fonctions de comptabilité sont beaucoup plus faciles à remplir et nécessitent moins de main-d’œuvre quand elles sont effectuées par ordinateur. Les fonctions de comptabilité répétitives à double entrée sont précises et accomplies rapidement et facilement. Si un responsable souhaite mettre à l'essai une stratégie commerciale spécifique, telle que l'extension d'une ligne de production, il peut exécuter rapidement différents scénarios à l'aide d'un programme informatique et analyser ses options.
Inconvénients des ordinateurs
L'utilisation d'un ordinateur offre rapidité et facilité, mais présente certains inconvénients. Les ordinateurs ne valent que les informations qui leur sont données et ne peuvent pas détecter les erreurs de saisie ou de logique. Les utilisateurs peuvent facilement manipuler des ordinateurs pour détourner de l'entreprise. Les comptables doivent prendre des mesures pour protéger les données de l'entreprise contre les utilisations abusives, les dommages et le piratage.
