La documentation de processus décrit clairement les tâches critiques d'une entreprise. Ils éliminent la confusion parmi les employés et mettent tous les membres d'une entreprise sur la même page. Un document de processus définit les processus en cours dans une entreprise. En identifiant les pratiques actuelles, vous découvrez souvent des failles dans le système actuel et voyez des améliorations à apporter. La documentation des processus permet également à l'entreprise de s'adapter plus rapidement aux besoins changeants de l'entreprise. Définir clairement les fonctions actuelles de votre entreprise permettra à celle-ci de progresser.
Déterminez la portée du document. Vous pouvez documenter chaque processus au sein d'une entreprise ou de grandes entreprises, en vous concentrant sur un ensemble de processus. Par exemple, une grande entreprise peut vouloir commencer uniquement avec ses fonctions de comptabilité, au lieu de documenter l’ensemble du fonctionnement de l’organisation.
Rédigez une représentation visuelle des processus sur une page. Incluez une matrice d'applicabilité, une liste des responsables de chaque tâche ou un diagramme de flux de processus. Un diagramme de flux de processus est une représentation de haut niveau des différentes étapes permettant de mener à bien un processus et de la manière dont elles se déroulent dans l’organisation. Par exemple, les différentes étapes pour payer une facture peuvent être décrites avec un organigramme.
Expliquez l'impact du processus sur les produits et services. Détailler les effets des opérations normales et les effets qu'une défaillance dans le processus pourrait causer. Par exemple, si des factures sont perdues et ne sont pas payées, le fournisseur refusera d’expédier la commande suivante.
Définir les rôles dans le processus. Identifiez les rôles par fonction et non par individu. Par exemple, les commis aux comptes fournisseurs traitent les factures et les saisissent dans le système pour le paiement. Le responsable du traitement approuve les factures et autorise le paiement.
Décrivez tous les systèmes informatiques et les logiciels utilisés dans le processus. Définissez clairement chaque système, son objectif et ses fonctionnalités.
Documentez le processus du début à la fin. Utilisez votre diagramme de flux de processus comme guide pour la rédaction du texte. Incluez autant de détails que possible, en fonction de la portée que vous avez choisi d'inclure dans le document. Utilisez des noms de rôle pour attribuer des responsabilités plutôt que des noms individuels.
Inclure une section pour les exceptions. Documentez ce qui se passe lorsque le processus normal n'est pas suivi. Par exemple, lorsque les systèmes informatiques sont en panne, un système de comptabilité sur papier est mis en place pour traiter les factures.
Examinez le document de processus avec toutes les parties concernées. Assurez-vous que tout le monde est d'accord sur les processus.
