Une entreprise moyenne garde trace de nombreuses catégories de dépenses distinctes au cours de ses activités. Les deux principales catégories de coûts d’entreprise sont les frais de fonctionnement et les autres frais. Dans les états financiers et les rapports, vous devrez peut-être rendre compte des coûts administratifs et administratifs de la société.
Travail de bureau
Le travail de bureau est à peu près n'importe quelle tâche qui nécessite l'attention d'un employé administratif. Les tâches courantes incluent la copie, l’impression, la dictée, la réponse à un appel téléphonique, le classement et le traitement des comptes clients et des comptes fournisseurs. Les commis s'occupent également du traitement de la paie dans certaines entreprises. Le travail de bureau est généralement effectué dans un environnement de bureau; dans certains cas, les entreprises engagent des assistants virtuels pour s’acquitter de certaines de ces tâches.
Frais de secrétariat
Un coût de bureau est une dépense spécifiquement associée au travail de bureau. Il est généralement considéré comme une dépense d’exploitation dans le compte de résultat, car de telles tâches sont nécessaires au fonctionnement constant de l’entreprise. Certains comptables répertorient les «frais administratifs et de bureau» ou une catégorie similaire comme élément distinct dans la section des frais de fonctionnement d'un état des résultats.
Considérations
Les employés administratifs ne sont pas le seul groupe responsable des dépenses de bureau dans une entreprise. À peu près tous les départements encourent des coûts administratifs. Par exemple, les employés des ventes doivent produire des documents de vente pour les clients et le service des ressources humaines tient des dossiers sur les employés.
Réduction des coûts de bureau avec les logiciels
L'utilisation de logiciels est un moyen simple d'économiser de l'argent sur les coûts de bureau. Maintenir une trace imprimée pour tout coûte cher; vous devez payer pour le papier, les coûts d'impression et le stockage. De nombreux logiciels vous permettent de créer des fichiers sur votre ordinateur ou de les numériser sur un ordinateur afin de les stocker sur un disque dur ou un support amovible. Le logiciel rationalise également la possibilité de référencer et de récupérer des informations, réduisant ainsi le besoin de personnel de bureau dédié.
