De plus en plus d'entreprises externalisent la gestion de projets ou recrutent des professionnels pour gérer cette tâche. Avec les changements intervenus dans le secteur, il peut être difficile de trouver des personnes qualifiées qui maîtrisent les dernières tendances et stratégies. Seulement 2,5% des organisations ont mené à bien tous leurs projets. 70% des projets échouent. Compte tenu de ces chiffres, vous vous demandez peut-être s’il vaut la peine d’engager un chef de projet. Comme tout le reste, il y a des avantages et des inconvénients à prendre en compte. Un chef de projet qualifié peut réduire vos dépenses, rationaliser la gestion du flux de travail et contribuer à la croissance de votre entreprise.
Pros de gestion de projet
Que vous dirigiez une petite entreprise ou une organisation établie, vous ne pourrez peut-être pas gérer tous les types de projets du début à la fin. Certains projets sont extrêmement complexes et ont des délais serrés ou nécessitent des compétences particulières que votre équipe n’a peut-être pas. Un chef de projet qualifié peut vous aider à organiser et gérer les tâches les plus fastidieuses. Un chef de projet expérimenté motivera également votre équipe, gérera les ressources, mesurera les résultats, fournira des informations en retour et trouvera des moyens d'améliorer la qualité et de réduire les coûts ou les délais. Parmi les autres compétences en gestion de projet, citons les techniques de planification améliorées, la réaction au changement, la communication améliorée, le contrôle de la qualité et la gestion des risques.
Établissement efficace d'objectifs
La plupart des projets échouent simplement parce que les gestionnaires n'ont pas d'objectif clair. En 2013, moins du tiers des projets ont été livrés à temps et dans les limites du budget alloué. Pour cette raison, il est primordial de définir des objectifs SMART. Les objectifs SMART sont spécifiques, mesurables, réalisables, réalistes et limités dans le temps. C'est ce que l'acronyme SMART signifie. Les objectifs SMART garantissent que vos projets sont livrés à temps sans dépasser le budget. Les chefs de projet professionnels possèdent l'expertise et les outils nécessaires pour créer des prévisions, gérer les coûts d'un projet et déterminer les risques tout au long de son cycle de vie.
Communication améliorée
La gestion de projet permet une communication plus efficace entre les dirigeants et les autres employés impliqués dans le projet. Les chefs de projet expérimentés gèrent efficacement les parties prenantes essentielles à la réussite du projet. Les chefs de projet maintiennent la cohésion de l'équipe, animent des réunions, sollicitent des experts en la matière, réfléchissent à des idées et contrôlent les commentaires en temps réel. La communication est facilement l’aspect le plus critique de tout projet et constitue une compétence nécessaire pour tout professionnel de projet.
Plus grande satisfaction de la clientèle
Les projets peuvent offrir de nouvelles fonctionnalités et ouvrir de nouveaux services ou produits pour satisfaire les clients, ou les projets peuvent contribuer à réduire les coûts pour les clients. Comme les méthodologies de gestion de projet accordent la priorité aux facteurs de qualité, tels que les fonctionnalités souhaitées par les clients, les entreprises dont la gestion de projet est performante obtiennent une plus grande satisfaction de la clientèle. Cela se traduit par une augmentation des revenus et de la croissance des entreprises. Votre organisation sera reconnue pour ses excellents résultats.
Haut niveau d'expertise
En embauchant un chef de projet ou en externalisant des projets, votre entreprise bénéficiera d'un haut niveau d'expertise. Les membres de votre organisation vont apprendre de nouvelles choses et acquérir une nouvelle perspective qui contribuera à leur développement professionnel. De plus, la gestion de projet vous permettra de gagner du temps afin que vous puissiez vous concentrer sur les aspects fondamentaux de votre entreprise. Un chef de projet expérimenté sera capable d’articuler le processus de projet et de gérer tous les domaines du projet, y compris le personnel et la conformité.
Évaluation précise des risques
Plus de 75% des entreprises n’ont pas confiance en la réussite de leurs projets. Des retouches excessives, un glissement de la portée, une communication médiocre et des objectifs peu clairs sont souvent les coupables. La gestion de projet vous permet de prendre des risques calculés et d'affecter les ressources plus efficacement. Vous identifierez les risques avant même de commencer. De cette façon, vous pouvez planifier les problèmes dès les premières étapes et prendre des décisions plus judicieuses en cas de risques tout au long du cycle de vie du projet. Une gestion des risques efficace vous permet également de saisir les risques ou opportunités positifs lorsqu'ils se présentent.
Inconvénients de la gestion de projet
Si un chef de projet n'a pas la bonne expérience ou les bonnes connaissances, de nombreux problèmes peuvent survenir. La perte de ressources, les problèmes de planification, les problèmes de sécurité et les conflits interpersonnels sont des inconvénients majeurs de la gestion de projet. En outre, votre organisation peut encourir des coûts élevés en externalisant du travail ou en embauchant de nouveaux employés pour mener à bien le projet. Parfois, la gestion de projet peut interférer avec vos opérations quotidiennes ou se tromper de façon dramatique.
Coûts élevés
Si vous embauchez un chef de projet, investissez dans des logiciels spécialisés. Ces programmes peuvent être coûteux et difficiles à mettre en œuvre. Etant donné que votre équipe les utilisera aussi, ils auront peut-être besoin de formation. Selon vos besoins, vous devrez peut-être également engager des experts en la matière ou des spécialistes pour vous aider dans votre projet. Les parties prenantes insistent souvent pour inclure des fonctionnalités qui n'étaient pas initialement prévues. Tous ces problèmes peuvent rapidement faire augmenter le coût d'un projet.
Complexité accrue
La gestion de projet est un processus complexe comportant plusieurs étapes. Certains experts ont tendance à compliquer tous les processus, ce qui peut perturber votre équipe et entraîner des retards dans l'exécution du projet. Ils peuvent également devenir rigides ou précis dans leurs plans, créant un environnement stressant au sein de l'organisation. En règle générale, les projets de grande envergure seront plus complexes à réaliser, surtout s’il n’ya pas une équipe dédiée uniquement au travail sur le projet. Les membres de l'équipe interfonctionnelle peuvent prendre du retard dans leur travail quotidien, ce qui ajoute à la complexité.
Frais de communication
Lorsque vous engagez une équipe de gestion de projet, de nouveaux employés rejoignent votre entreprise. Cela ajoute une couche supplémentaire de communication et peut ne pas toujours correspondre à votre culture organisationnelle. C'est pourquoi les experts recommandent de garder votre équipe aussi petite que possible. Plus une équipe est grande, plus la charge de communication est importante. Parfois, une équipe nombreuse est nécessaire pour un projet. Il est donc important de trouver des gestionnaires de projet qui possèdent de solides compétences en communication et qui impliquent une diversité de personnes.
Manque de créativité
Parfois, la gestion de projet laisse peu ou pas de place à la créativité. Les chefs d’équipe se focalisent excessivement sur les processus de gestion ou fixent des délais serrés, ce qui oblige leur personnel à respecter des paramètres stricts. Cela peut décourager la pensée créatrice et entraver l'innovation susceptible de profiter au projet. Il est important pour un chef de projet de savoir quand inspirer la créativité et quand suivre scrupuleusement le plan de projet.
Une organisation peut se développer et réussir sans l'aide d'une équipe de gestion de projet. Cependant, l'embauche d'un professionnel qualifié pour gérer ces aspects peut ouvrir de nouvelles opportunités et aider votre entreprise à atteindre ses objectifs plus rapidement.
