Le but d'un système de contrôle de documents est de garantir que les documents utilisés par votre organisation sont efficaces et à jour. Ceci peut être réalisé en utilisant une simple liste de documents appelée liste maîtresse.
Manuel de politiques et de procédures
La première étape consiste à aborder le contrôle des documents dans votre manuel de politiques et de procédures. En outre, votre organisation doit identifier un administrateur chargé de superviser le contrôle des documents en étant responsable de la liste principale des documents.
Liste maîtresse de documents
Créez une liste maîtresse identifiant les documents utilisés au sein de votre organisation pour fonctionner efficacement. Les exemples de documents incluent les manuels de procédure, les manuels de qualité, les instructions de travail et les formulaires. En utilisant un format de tableur, incluez le nom du document et la version. Si vous référencez une procédure mandatée à partir d'une source externe, la référence à la norme sur la liste principale facilitera la traçabilité.
Processus de révision
Les documents révisés doivent être notés sur la liste maîtresse. Par exemple, Politique et procédures d'assurance qualité, version B. Vous pouvez créer votre propre système d'identification. Certaines organisations utilisent des dates de révision. Lorsqu'une procédure est révisée, vous devez également examiner tous les formulaires ou instructions auxquels vous faites référence dans la procédure.
