Tout type de communication d’entreprise a un impact sur votre image publique. Il est important de bien planifier votre message afin de vous assurer que votre communication sera efficace et significative. Si vous mettez la communication d’affaires dans les médias sans une planification minutieuse, vous risquez de créer une publicité négative si votre message est mal compris.
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Déterminez le but de votre message. Communiquez-vous un message de vente ou un message d'entreprise privé à un autre propriétaire d'entreprise? Etes-vous en train d'écrire un article pour le bulletin d'information de votre entreprise ou un communiqué de presse? Vous écrivez peut-être un discours que vous prononcerez lors d’un séminaire de formation. Le but de votre article vous aidera à déterminer votre format lors de la prochaine étape.
En fonction du but de votre message, décidez du format approprié pour votre message. La communication avec un autre propriétaire d’entreprise peut prendre la forme d’une lettre commerciale. Un article de bulletin d'information ou un communiqué de presse doivent tous deux être sous la forme d'un article et un discours doit être légèrement plus conversationnel qu'un article écrit. Pensez à votre public et à la meilleure façon de communiquer votre message.
Créez des puces des informations que vous souhaitez communiquer dans votre message. Veillez à inclure toutes les informations générales pouvant être nécessaires à votre audience pour bien comprendre l'impact de votre message. Si vous écrivez un communiqué de presse, par exemple, vous devrez peut-être inclure des informations de base sur votre entreprise et sur ce que vous faites au bénéfice des lecteurs qui ne sont pas familiers avec votre entreprise.
Déterminez le ton et la voix de votre message. Les messages publicitaires doivent avoir un ton moins formel qu'un discours ou une lettre commerciale. Votre public cible aura également un impact sur le ton et la voix de votre message. Un discours prononcé devant un groupe de collègues lors d’une convention peut utiliser une terminologie spécialisée de l’industrie, alors qu’un discours similaire prononcé devant le grand public utiliserait des termes profanes.
Rédigez votre message en gardant à l’esprit votre ton, votre format et votre dialogue. Essayez de présenter vos informations dans un ordre logique et d'une manière qui aura du sens pour votre public cible.
Examinez ce que vous avez écrit pour les fautes d’orthographe et de grammaire. Révisez les phrases ou les paragraphes maladroits. Lisez votre communication pour plus de précision et vérifiez tous les faits dont vous n'êtes pas sûr. Il peut être utile de lire votre message à voix haute ou de faire réviser votre contenu par une autre personne. Vous pouvez repérer des éléments qui ne sont pas clairs ou qui nécessitent une édition plus approfondie.
Publiez votre message. Un discours ou un article ne peut être prononcé ou publié qu'une seule fois, mais il peut être nécessaire de soumettre un communiqué de presse à plusieurs médias.
Gardez votre doigt sur l'impact y
Conseils
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Si vous écrivez un discours, gardez à l'esprit le délai imparti pour présenter votre matériel. Prenez le temps de lire le texte à voix haute à un rythme normal pour vous assurer que votre message s'inscrit bien dans le temps imparti.
Attention
La meilleure communication d’affaires planifiée peut encore mal tourner. Préparez-vous à limiter les dégâts si votre message a été mal compris par votre public en publiant un nouveau message qui clarifie vos points.
