Dans la comptabilité d'exercice, les produits sont appariés aux dépenses utilisées pour les générer et sont enregistrés au moment où ils sont engagés, quel que soit le moment où les fonds sont échangés. Cela crée un besoin de comptabilité en partie double, chaque transaction ayant au moins un crédit et un débit dans les livres. Les entrées effectuées dans ce système sont appelées entrées de journal. Pour journaliser le paiement d'une facture en comptabilité, vous devez comprendre comment la transaction affecte les différents comptes de votre organisation.
Principes de base de la comptabilité en partie double
La comptabilité en partie double repose sur le principe que l'actif sera toujours égal au passif plus les fonds propres de l'entreprise. Les actifs peuvent inclure de la trésorerie et des équivalents de trésorerie, des bâtiments, du matériel, des investissements et plus encore. Les passifs sont les montants que votre entreprise doit, tels que les soldes auprès des fournisseurs, les soldes des prêts, les soldes des comptes renouvelables et même les paiements de règlement. Les capitaux propres de l'entreprise correspondent à la différence entre les actifs et les passifs et sont affectés par les produits et les charges.
Les revenus augmentent les capitaux propres et les dépenses les diminuent. Une équité négative signifie que votre entreprise doit plus que ce qu’elle possède. Dans la comptabilité en partie double, les comptes sont maintenus dans une balance où les débits sont toujours égaux aux crédits. Les soldes normaux des comptes d’actifs sont des débits. Les soldes normaux pour le passif et les capitaux propres sont des crédits. Étant donné que les produits augmentent les capitaux propres, son solde normal est également un crédit alors que les dépenses sont des débits. De cette façon, l'équation reste équilibrée.
Comprendre la fonction des comptes fournisseurs
Pour journaliser le paiement d'une facture, vous devez avoir déjà saisi la facture dans vos registres comptables. Pour ce faire, vous utiliserez le compte client, qui représente les montants que votre entreprise doit à d’autres parties au titre des activités commerciales normales. Vous avez peut-être reçu une facture ou une facture résultant de l’acquisition d’un actif ou d’une dépense engagée, par exemple. Vous enregistreriez la facture lorsque vous la recevriez comme un compte à payer, même si la date limite de paiement n'était pas due dans 15, 30 ou 60 jours.
Exemples de journalisation du paiement d'une facture en comptabilité
Supposons que vous receviez une facture pour l’achat de 50 000 $ de marchandises que vous revenderez. Cette marchandise est un inventaire, un atout de votre entreprise. Vous allez enregistrer cette facture en tant que débit sur inventaire et crédit aux comptes créditeurs.
Vous recevez la facture d'électricité de ce mois d'un montant de 850 $. L'électricité est une dépense. Vous débiterez le compte de dépenses des services publics et créditerez les comptes créditeurs.
Lorsque la facture est payée, les comptes créditeurs et les espèces sont affectés. Parce que vous réduisez la responsabilité des comptes fournisseurs, c'est le côté débiteur de la transaction. Vous réduisez l'actif en espèces, vous allez donc créditer de l'argent. Dans l'exemple ci-dessous, supposons que nous émettions des paiements pour les deux factures dans nos écritures de journal précédentes.
En bref, vous enregistrez la facture ou la facture en débitant un compte d'actif ou un compte de charges et en créditant des comptes créditeurs. Lorsque vous payez la facture, vous débitez les comptes fournisseurs et créditez les espèces.
