Un plan de paiement pré-approuvé, également appelé PAPP, est pratique pour vos clients et votre service de facturation. En autorisant votre société à virer un montant déterminé de fonds d’un compte courant ou d’un compte épargne à une date prédéterminée, vos clients ne sont plus contraints d’effectuer des versements périodiques. De même, le contrat libère votre service de facturation de l’émission de factures et de certains traitements de paiement. Comme vous avez besoin d'une autorisation écrite pour accéder à un compte détenu par un autre client, vous devez sécuriser l'accès au compte par écrit à l'aide d'un formulaire PAPP.
Recueillir des informations de base sur les clients. Formatez les sections du formulaire afin que les clients puissent saisir leur nom, leur numéro de téléphone et leur adresse de facturation sur le formulaire PAPP. Incluez un champ pour toutes les informations client que votre service de facturation gère pour chaque client.
Recueillir des informations sur le compte courant à partir duquel le client autorise le paiement. Collectez le nom et l'adresse de la banque mère, son numéro d'acheminement - le premier numéro à neuf chiffres situé dans le coin inférieur gauche d'un chèque - et le numéro de compte bancaire - la série de numéros qui suit le numéro d'acheminement. Les banques conçoivent leurs propres systèmes de numérotation des comptes, de sorte qu'elles puissent être de n'importe quelle longueur.
Recueillir un chèque annulé du client pour confirmer les informations du compte.
Fournissez une déclaration écrite autorisant votre société à effectuer des retraits du compte spécifié, si nécessaire. Si la date de facturation et le montant facturé restent constants, laissez vides pour le client ou l'agence de facturation. Un exemple de relevé se lirait comme suit: «J’autorise (nom de la société) à débiter mon compte de ** $ _ sur le** _ de chaque mois. Je certifie avoir le pouvoir d'autoriser les débits du compte ci-dessus et j'accepte les conditions générales présentées dans cet accord."
Fournissez aux clients un espace pour signer et dater le relevé afin d'autoriser votre compte.
Incluez toutes les conditions dont vous pourriez avoir besoin dans la section "Conditions". Ces éléments peuvent inclure des dispositions obligeant le client à assumer la responsabilité des frais retournés ou refusés et à notifier les détails du changement de compte une semaine avant la date de facturation, ainsi que des dispositions générales permettant à votre société ou au client d’annuler le contrat. avec notification écrite.
Attention
Bien que vous deviez conserver l'original du contrat PAPP, vous devriez le conserver dans un endroit sûr afin de protéger les informations financières de vos clients de ceux qui ne sont pas autorisés à les utiliser.
