Un livre de paie contient des informations relatives aux salaires versés aux employés. Les informations concernent souvent une seule période comptable. Les entreprises devront créer un grand livre général spécifique pour les informations de paie. Un autre nom pour ce registre peut être un journal de paie. Le journal peut contenir plus d'informations qu'un grand livre traditionnel. Chaque compte contient des informations relatives aux salaires, traitements, avantages sociaux, taxes sur la masse salariale et autres informations. Les entreprises doivent généralement configurer des comptes de charges et de passifs.
Créez des comptes de contrôle de la paie. Il s’agit de comptes généraux de premier niveau qui contrôlent chaque compte situé en dessous. Un numéro de compte de contrôle peut être 200500 pour les dettes et 600500 pour les dépenses.
Utilisez des numéros de compte différents pour les salaires et traitements. Les comptes des salaires doivent contenir des informations sur les employés payées à l'heure. Les comptes de salaires doivent être spécifiquement pour les coûts de main-d'œuvre fixes. Le numéro de compte doit commencer à 200501 et 600501 (dettes et charges), en continuant ainsi pour chaque compte requis.
Indiquez chaque taxe sur la masse salariale séparément dans le grand livre. Les charges sociales englobent les niveaux fédéral, des États, la sécurité sociale, l'assurance-maladie et le chômage. Créez un compte de dépenses pour la partie employeur et un compte de fournisseurs correspondant pour chaque taxe.
Enregistrez les entrées de paie sur une base d'exercice. Par exemple, préparez la paie à la fin de chaque période de paie de deux semaines. Affichez les informations dans les comptes de charges et de comptes fournisseurs correspondants.
Restreindre l'accès au grand livre de la paie aux comptables principaux. Ces personnes devraient être les seules à avoir accès au grand livre pour effectuer des changements.
