L’efficacité est la clé de tout bureau ou de toute entreprise. Être organisé est une compétence qui profitera à tout environnement de bureau. Une chose que vous voudrez peut-être améliorer, même si vous constatez que vous êtes généralement organisé, concerne vos procédures de classement et de maintenance des documents. Vous pouvez passer des heures à rechercher des documents importants s'il n'y a pas de système en place pour les gérer. Il est essentiel de pouvoir obtenir les documents nécessaires lorsque vous êtes sous pression. Bien que certains lieux de travail puissent avoir des fichiers physiques réels, la grande majorité des documents sont archivés sur un ordinateur.
Appellation
Nommez tous les fichiers et dossiers de manière cohérente. Ne nommez pas certains d’entre eux par date et d’autres par le nom du projet. Assurez-vous que chaque fichier d'un projet particulier a quelque chose d'unique dans le titre du projet. Créez un dossier de projet principal avec un nom facilement identifiable. Divisez ce dossier en sous-dossiers avec des titres clairs que vous pouvez utiliser pour répertorier les noms de ceux qui y travaillent ou d'autres éléments nécessaires.
Économie
Stockez des documents similaires ensemble. Si vous travaillez sur un projet particulier, enregistrez tous les documents dans le même dossier principal sur votre ordinateur. Cela est plus efficace et logique que de stocker toutes les feuilles de calcul ou tous les graphiques à différents endroits. Lorsque vous brouillez des détails, un clic vous mènera au projet.
Contenu
Avant de commencer à classer des documents, prenez le temps de revoir le contenu. Ne sauvegardez pas toutes les informations qui vous sont envoyées. Cela signifiera plus de temps pour examiner des choses inutiles plus tard. Si le document est pertinent pour votre projet particulier, enregistrez-le. Sinon, retirez-le de votre ordinateur.
Statut
Séparez les documents faisant partie des travaux en cours des documents destinés aux travaux terminés et enregistrés uniquement à des fins de référence et d'archivage. Utilisez votre système de dossiers. Enregistrez les documents actuels dans un endroit facilement accessible, tel que le bureau de votre ordinateur. Une fois le travail terminé, déplacez-le dans le dossier du projet dans lequel vous stockez le travail terminé. Adaptez cette méthode à votre entreprise.
