Lorsque vous dirigez une entreprise, ses parties prenantes, ses responsables et ses clients s’attendent à une efficacité, une fiabilité et une sécurité optimales. Cela est particulièrement vrai des transactions financières. Le contrôle interne garantit que tous les processus métier ou organisationnels répondent à ces exigences. Cependant, il est important d'identifier les faiblesses dans la configuration de votre contrôle interne. Il existe plusieurs moyens de détecter ces carences et des informations sont disponibles pour vous aider. La Securities and Exchange Commission, par exemple, a publié des directives pour la surveillance des contrôles internes.
Cataloguez toutes vos procédures de contrôle interne. Cela comprendra la documentation des transactions financières, la conception et les tests des produits, les procédures d'achat et l'audit interne. Sachez exactement à quoi vous avez affaire avant d'inspecter les procédures plus en profondeur. Essayez d’identifier les éléments de la société ou de l’organisation susceptibles de présenter plus de risques que d’autres. Également évaluer la conception de vos contrôles. Cela comprend généralement la documentation, l'organisation, la séparation des tâches, le retour d'informations et la formation.
Effectuez une évaluation des risques pour toutes vos procédures de contrôle. Identifiez les défaillances les plus probables au sein de votre entreprise ou organisation. Une évaluation des risques prend généralement la forme d'un tableau. Chaque nouveau risque est placé dans une rangée. Pour examiner le risque, ajoutez un certain nombre de colonnes indiquant ce qui pourrait mal tourner, pourquoi, qui est responsable de ce processus particulier, qui l'a examiné, les solutions et le moment où le responsable a agi.
Effectuer un audit interne. Cela comprendra les stocks et les stocks d’actifs, le rapprochement des liquidités et les comptes créditeurs. Le rapprochement des liquidités signifie que le montant des liquidités détenues par la société est correct par rapport aux revenus et aux dépenses. Auditer les comptes fournisseurs signifie vérifier que tous les paiements vont à la bonne compagnie ou au bon particulier. Celles-ci doivent être comparées à tous les états financiers, à la fois internes (service de comptabilité) et externes (banques).
Éduquer le personnel sur les processus et méthodes de contrôle interne modernes. Les contrôles internes, comme de nombreux autres aspects de l'entreprise, évoluent constamment. Informez vos employés de tout changement et maintenez-les bien formés. Le manque de connaissances et de formation est l’une des principales causes des défaillances du contrôle interne. Testez les connaissances des travailleurs et organisez des sessions de révision pendant la formation du personnel.
Surveillez votre personnel de contrôle interne. Les évaluations des risques sont généralement créées par ceux qui effectuent le contrôle interne. Surveiller ou mener des inspections externes permet à un tiers d'identifier les faiblesses possibles que la personne ou l'équipe en place a manquées. Celles-ci peuvent aller du processus lui-même à la supervision de ceux qui le contrôlent. Une société d'audit externe effectue généralement de telles inspections. La plupart des entreprises ont des relations avec des auditeurs externes de confiance.
Examinez les commentaires des clients et des parties prenantes. Y a-t-il des plaintes communes? Y a-t-il eu des violations du contrôle interne? Par exemple, si plusieurs clients signalent la même défaillance de produit, par exemple un bouton défectueux, vous pouvez revenir en arrière dans les procédures de votre entreprise pour rechercher le problème. Cela impliquerait généralement de passer en revue, en ordre inverse, la livraison, l’assemblage, la fabrication, les tests et la conception.
Regardez les rapports ministériels. Y a-t-il des secteurs de l'entreprise qui se sont détériorés ou ne s'améliorent pas comme prévu? Ces problèmes peuvent être dus à d'autres facteurs, mais peuvent également indiquer une défaillance du contrôle interne. Chaque département est capable de contrôler et de surveiller ce qu'il fait. mais les rapports des départements doivent être liés pour refléter l'ensemble de l'entreprise. Examinez si chaque département dispose d'un mécanisme suffisamment puissant pour que son personnel puisse signaler les faiblesses du contrôle.
