Prendre des notes précises lors d'une téléconférence peut vous permettre de conserver un enregistrement clair de ce qui a été discuté. Il est préférable de prendre des notes avec le plus de détails possible en écoutant plutôt que d'essayer de décider de ce qui est important en écoutant. Vous pouvez toujours revenir en arrière et ressortir les points saillants importants plus tard, mais un détail apparemment insignifiant présenté tôt pourrait avoir une plus grande importance plus tard dans la conversation.
Enregistrer l'appel
De nombreux services de téléconférence vous permettent d’enregistrer les appels. Si vous enregistrez, vous devez avertir tous les participants que l'appel est en cours d'enregistrement au début de l'appel. Avoir un enregistrement de l'appel vous permet de revenir en arrière et de revoir l'appel autant de fois que vous le souhaitez, en vous assurant de ne pas manquer des détails importants. Les méthodes auxquelles vous pouvez enregistrer l'appel varient selon le fournisseur. Demandez des instructions pour l’enregistrement de conférences téléphoniques à votre fournisseur.
Appelez les participants
Notez qui participe à la téléconférence au début de l'appel. Faites attention à qui dit quoi pendant l'appel et attribuez des déclarations importantes à la personne qui les a faites dans vos notes. Gardez une trace de toutes les tâches ou projets dont les personnes assument la responsabilité pendant l'appel et notez qui a quelle tâche. Si vous en discutez, prenez également des notes sur chaque tâche.
Sujets de conversation
Gardez une trace de chaque sujet de conversation différent ainsi que des sous-sujets de chacun. S'il existe un ordre du jour des appels, notez les sujets traités et les sujets abordés. L'ordre du jour peut servir d'esquisse pour vos notes. Prenez note de toutes les mises à jour, nouvelles, solutions et idées présentées lors de l'appel. Une conversation naturelle peut faire beaucoup de bruit, mais il est utile d’essayer de formater les notes par sujet.
Mise en forme des notes finales
Vos notes originales sembleront probablement confuses après avoir terminé l'appel. Organisez les notes en sections relatives aux différents sujets abordés dans l’appel. Identifiez qui parlait lors du reformatage de vos notes. Vous pouvez également inclure un bref résumé soulignant ce qui a été accompli ou décidé au cours de l'appel, ou les principaux points de discussion. Incluez ce résumé au début du document. Vous pouvez également créer une autre section répertoriant les tâches attribuées lors de l'appel et leur responsable. Cela permet aux hauts fonctionnaires de consulter rapidement ce qui s'est passé pendant l'appel, sans avoir à lire les notes détaillées.
