La comptabilité de gestion est l’un des outils les plus puissants que vous puissiez utiliser dans une entreprise. Il est généralement utilisé par les cadres supérieurs et les dirigeants de l'entreprise pour les aider à prendre des décisions stratégiques concernant des services, des gammes de produits ou l'ensemble de l'entreprise. Ces comptes sont généralement préparés tous les mois et vous donnent un aperçu de l’état de la société à jour. Ils impliquent des indicateurs de performance clés dans l'ensemble de l'organisation.
La préparation des comptes de gestion a un secret majeur: la précision avec vos données. Une fois que vous disposez d'un budget à jour pour chaque branche et fonction de l'organisation, vous consultez les données historiques de la société pour déterminer comment ces données se comparent aux prévisions et au budget. Cela vous aidera à faire deux choses simultanément. D'une part, cela vous aidera à détecter une tendance indésirable avant qu'elle ne devienne trop difficile et qu'elle devienne presque impossible à contrôler. D'autre part, cela permettra de vérifier si l'entreprise est généralement sur la bonne voie pour atteindre ses objectifs financiers et opérationnels.
La comptabilité des comptes de gestion
La première étape consiste à vous assurer que votre comptabilité est à jour. Tous les flux entrants et sortants doivent être correctement enregistrés. Vous pouvez le faire de différentes manières, par exemple une ligne de produit spécifique ou un département spécifique. Vous pouvez faire appel à un logiciel de gestion financière pour faciliter le processus si vous êtes une petite entreprise. Pour une entreprise plus grande, vous devrez peut-être utiliser un logiciel de planification des ressources de l'entreprise. Cela impliquera également de mettre en place les bonnes politiques pour assurer une comptabilité précise et exacte et un échantillon de rapport financier mensuel pour guider la préparation des rapports. Un budget doit être préparé par chaque département et des rapports pour chaque période indiquant les transactions financières effectuées au cours de cette période.
Rapports sur les dépenses
Une fois que les rapports sont aussi précis que possible, assemblez tous les rapports sur les dépenses de l'entreprise. Vous devez examiner tous les achats effectués par tous les départements au cours d’une période donnée, qu’ils soient à crédit ou non. Chaque département devrait également avoir un compte détaillé de la façon dont il a dépensé son argent dans des choses telles que les comptes fournisseurs, les fournitures de bureau, la maintenance, les primes et les salaires.
Rapports sur le revenu
Vous devez également établir des rapports sur les revenus perçus par l’entreprise, y compris les revenus provenant des ventes, des investissements et des comptes débiteurs. Rassemblez les détails du service des ventes, y compris la vente de chaque produit et le revenu de chaque avenue de vente. Utilisez une feuille de calcul des comptes clients. Vous devez savoir comment l’entreprise génère ses revenus et dans quelle mesure ces revenus sont rentables en fonction de l’avenue des ventes, de la localisation et du produit lui-même.
Tout rassembler
Une fois que vous avez toutes ces informations, rassemblez-les dans un rapport complet couvrant l’ensemble de l’entreprise. Les rapports de chaque service doivent être comparés à leurs prévisions et leurs budgets, et le rapport relatif à l’ensemble de l’organisation doit être comparé au budget et aux prévisions de l’ensemble de l’organisation.
Vous devez également comparer les rapports de dépenses et de revenus avec les enregistrements bancaires pour rapprocher les deux. Ceci afin de vous assurer que vos rapports sont exacts. Toute anomalie dans vos comptes de gestion indiquera une comptabilité incorrecte, ce qui peut parfois signifier qu'une activité frauduleuse est en cours.
