La comptabilité par fonds est un moyen de séparer l'argent et les autres ressources en catégories en fonction de l'origine des fonds et des restrictions éventuelles quant à l'utilisation de ces fonds. Les organisations utilisent la comptabilité par fonds pour suivre les fonds liés à un projet ou à un objectif spécifique. Chaque fonds est une entité comptable indépendante, dans laquelle des comptes sont tenus pour s’assurer que les fonds sont utilisés aux fins auxquelles ils sont destinés.
Objectif
Les organismes gouvernementaux et à but non lucratif reçoivent souvent de l'argent qu'ils sont tenus d'utiliser de manière spécifique. La comptabilité par fonds vise à garantir que toutes les limitations et restrictions imposées à l'utilisation de ces fonds sont respectées. Dans ce contexte, la comptabilité par fonds met l’accent sur la responsabilité plutôt que sur la rentabilité.
Comptabilité de régularisation modifiée
La comptabilité par fonds utilise la comptabilité d’exercice modifiée, qui enregistre les produits lorsqu’ils sont disponibles, et non lorsqu’ils sont gagnés. Selon la comptabilité d’exercice modifiée, les acquisitions d’actifs à long terme, telles que les dépenses, et la dette à long terme, sont assimilées à un revenu, ce qui signifie que les bilans fondés sur les fonds ne présentent aucun actif ou passif à long terme, mais uniquement un fonds de roulement. Ce type de comptabilité entre également le budget dans les comptes en sens inverse, en utilisant des débits pour les recettes budgétées et des crédits pour les dépenses budgétées. Un autre aspect de la comptabilité d’exercice modifiée est l’utilisation d’une entrée appelée charge lors de la commande de biens. À l'arrivée des marchandises, la charge est annulée et une dépense est entrée.
Types de fonds gouvernementaux
La comptabilité de fonds du gouvernement utilise trois groupes de fonds de base. Le premier, les fonds gouvernementaux, comptabilisent généralement l’acquisition, l’utilisation et le solde des ressources financières consomptibles et des passifs courants correspondants. Les exemples incluent les fonds généraux, les fonds de recettes spéciaux, les fonds de service de la dette, les fonds de projets d’immobilisations et les fonds permanents. Le second, les fonds exclusifs, est utilisé pour des activités qui ressemblent aux activités du secteur privé et sont généralement des fonds autofinancés. Les fonds exclusifs sont deux types de fonds: les fonds d'entreprise, pour les activités payantes, et les fonds de service interne, utilisés pour comptabiliser la fourniture de biens ou de services par un ministère ou une agence à d'autres ministères ou agences. Le troisième type de fonds gouvernemental est constitué par les fonds fiduciaires, utilisés pour comptabiliser les actifs détenus par une unité gouvernementale en qualité de fiduciaire. Les quatre types de fonds fiduciaires sont les fonds en fiducie pour les pensions (et autres avantages du personnel), les fonds en fiducie de placement, les fonds en fiducie à des fins privées et les fonds d'agence.
Considérations
Bien que la comptabilité par fonds soit plus courante dans les organisations gouvernementales et à but non lucratif, les entreprises à but lucratif peuvent parfois utiliser une version de la comptabilité par fonds à des fins spécifiques. Par exemple, un magasin de détail peut vouloir suivre des sites ou des départements individuels, ou un sous-traitant peut vouloir suivre des projets.
