Pour garantir la conformité aux réglementations IRS (Internal Revenue Service) et aux lois des gouvernements des États et des administrations locales, les sociétés doivent inclure des informations cruciales sur leurs employés et sur leurs sociétés dans leurs systèmes de paie. La configuration et le fonctionnement des différents composants d’un système de traitement de la paie exigent une diligence raisonnable et une connaissance adéquate de la législation fiscale. Par conséquent, il est courant pour les entreprises de faire appel à un consultant externe, à une aide comptable ou à un service de paie pour déposer les paiements d’impôts, traiter les W-2, gérer les régimes de retraite et d’assurance et effectuer d’autres tâches liées à la paie.
Informations sur les employés
Au cours du processus de nouvelle embauche, les entreprises doivent collecter des informations telles que l’assurance maladie et les formulaires W-4 afin de déterminer le montant à déduire du salaire de l’employé. Ces formulaires fournissent également aux employeurs des informations cruciales, telles que le numéro de sécurité sociale de l’employé et le montant de sa retenue à la source aux fins de l’impôt fédéral et des États. Le système doit également suivre et traiter les modifications apportées au statut d'exonération fiscale, aux retraites, aux régimes d'assurance ou aux fonds de retraite de l'employé.
Information sur le salaire
Dans le cadre du nouveau processus d'embauche, les systèmes de paie incluent un composant qui désigne les employés à temps plein, à temps partiel et les entrepreneurs. Classer les travailleurs dans un système de paie est important car le gouvernement impose des pénalités sévères aux entreprises qui catégorisent les employés de manière incorrecte.
Feuilles de temps
Sans connaître le nombre d'heures travaillées par un employé, les employeurs ne peuvent pas déterminer quoi payer à un employé. Alors que certains travailleurs reçoivent un salaire, d’autres sont rémunérés à l’heure ou désignés comme employés non exemptés. Les systèmes de paie incluent des informations de feuille de temps ou des zones dans lesquelles les heures des employés, horaires et non-exonérés, sont enregistrées et vérifiées pour en assurer l'exactitude. Les informations peuvent être collectées via une horloge de temps informatisée, une horodatage de carte perforée ou une feuille de temps papier.
Taxes applicables et déductions
Bien que l'IRS fournisse aux entreprises des tables d'imposition permettant de calculer les retenues d'impôt sur les employés, les fournisseurs et les systèmes informatiques de traitement de la paie peuvent également fournir ces informations. Les employeurs doivent prendre en compte les gains annuels, les niveaux de salaire et les abattements d’impôts cumulés depuis le début de l’année pour résumer les impôts applicables. En outre, les systèmes de paie doivent calculer les retenues effectuées par le biais des régimes de retraite, des régimes 401 (k), des régimes d’assurance, des cotisations syndicales et des saisies d’argent. Le service de la paie surveille également les prêts et autres retenues assortis de plafonds et met fin aux retenues sur salaire lorsque le montant total a été remboursé.
Registre de paie
Le registre de la paie résume les informations sur les gains et les retenues des employés dans une entrée de journal insérée dans le grand livre à des fins de comptabilité et de recherche. Les registres de paie sont également utilisés pour créer des rapports fiscaux. Ces documents sont préparés par le personnel de la paie ou générés à l'aide de systèmes informatiques de paie.
Paiements manuels
Parfois, les entreprises émettent des chèques de paie manuels aux employés entre les périodes de paie en raison d'une cessation d'emploi ou d'une erreur de paie. Les systèmes de paie doivent comptabiliser le montant du chèque dans le registre de la paie à des fins fiscales et de reporting. Cela garantit que le montant de retenue d'impôt de l'employeur est rapproché des déductions des employés.
