Fondement de toute entreprise, le service des achats est responsable de tout ce qui concerne la commande de matériel et les relations avec les fournisseurs. Un bon service des achats minimisera les coûts des produits achetés, contrôlera la qualité des fournisseurs et assurera le suivi des commandes, de l’initiation à la réception. La qualité du service des achats peut avoir un impact significatif sur les marges bénéficiaires d'une entreprise.
Prévenir les pénuries
Le service des achats est responsable de l’acquisition des matériaux nécessaires à la fabrication et à la gestion de votre entreprise. Pour garantir que les pénuries de matières n’ont pas d’impact sur la productivité, les services des achats utilisent des techniques telles que l’approvisionnement multiple. L'approvisionnement multiple signifie que plusieurs fournisseurs sont utilisés pour fournir les mêmes produits. Ainsi, en cas de problème avec un fournisseur, les commandes passées chez un autre peuvent être augmentées pour compenser.
Minimiser les dépenses
Le service des achats joue un rôle important dans la maximisation des bénéfices de votre entreprise. Il compare les prix et négocie avec les fournisseurs pour que votre entreprise obtienne le meilleur prix possible sur les produits nécessaires.
Pré-approuver les vendeurs
L'approbation préalable des fournisseurs peut accélérer le processus d'acquisition pour les éléments fréquemment utilisés par votre entreprise. Le service des achats évalue les fournisseurs en termes de prix, de qualité, de commentaires des clients et de temps requis pour exécuter les commandes, et établit une liste des fournisseurs approuvés.
Suivi des commandes
Les commandes sont documentées à l'aide de formulaires de commande, qui spécifient des informations d'identification importantes sur les articles commandés ainsi que sur la quantité commandée. Ces formulaires sont utilisés pour s'assurer que les marchandises commandées sont reçues et pour suivre le temps nécessaire pour que les commandes soient exécutées.
Vérifier les factures
Le service des achats vérifie l'exactitude des factures à leur arrivée, avant de les transmettre à la comptabilité. Il compare la facture au bon de commande et aux biens effectivement reçus. De plus, tous les frais supplémentaires sont examinés. Cela garantit que l'entreprise ne paye que pour les biens effectivement reçus.
