La loi fédérale n'exige pas qu'un employeur verse aux employés une indemnité de licenciement à la cessation d'emploi - c'est une affaire entre l'employeur et l'employé. Si un employeur choisit de donner une indemnité de départ, il peut la payer sous forme de somme forfaitaire ou sur une série de feuilles de paie régulières. La séparation est soumise à certaines retenues sur la masse salariale et, selon la politique de l'entreprise, à des retenues volontaires. Tenez compte de tous ces facteurs lorsque vous calculez le montant net des indemnités de départ.
Déterminez le montant brut des indemnités de départ, c'est-à-dire le montant que vous avez convenu de payer à l'employé avant les déductions.
Soustrayez les déductions avant impôts, comme un régime médical en vertu de l'article 125, de l'indemnité de départ brute, le cas échéant. Le reste est le montant imposable. Ce processus varie selon les entreprises. Si le paiement est effectué en une somme forfaitaire, vous pouvez mettre fin aux avantages sociaux et verser une indemnité de licenciement avec son dernier chèque de paie. Si l'indemnité est versée sur une période donnée, vous pouvez permettre à l'employé de continuer à recevoir des prestations. Si elle n'a pas de déductions avant impôts, l'intégralité de son indemnité de départ brute est imposable.
Déduisez l’impôt fédéral sur le revenu en fonction du statut de dépôt de l’employé et des indemnités qu’il réclame aux lignes 3 et 5 de son formulaire W-4 et du tableau de retenue d’impôt de la circulaire IRS correspondant aux données ainsi qu’à son indemnité de licenciement et à sa période de paie. Utilisez cette méthode si vous étalez les paiements sur plusieurs feuilles de paie. Si vous effectuez un paiement forfaitaire, qui est effectué en même temps que le dernier salaire régulier de l’employé mais sur un salaire séparé, retenez l’impôt fédéral sur le revenu à un taux fixe de 25%.
Déduire la saisie du salaire, le cas échéant. L’indemnité de licenciement est considérée comme un salaire et peut donc faire l’objet d’une saisie-arrêt.
Soustrayez les retenues volontaires après impôt, telles que le Roth 401k, le cas échéant. Le reste correspond au salaire net de l’employé.
Conseils
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Contactez le service du revenu de votre État pour connaître les procédures à suivre en matière de retenue d'impôt et d'indemnités de départ. Par exemple, l’Alabama prévoit une exemption de l’impôt sur le revenu de l’État pour les employés qui perdent leur emploi en raison de la réduction des effectifs administratifs: les premiers 25 000 USD d’indemnités de départ sont exonérés si l’employeur reçoit l’approbation du département des recettes de l’État.
Contactez l'IRS pour déterminer si vous devez retenir les taxes de sécurité sociale et Medicare sur les indemnités de départ.
