Les employeurs comprennent généralement que les employés ont besoin de s'absenter du travail sans craindre de perdre leur salaire. Pour cette raison, ils accordent aux employés des congés payés. L’Illinois définit les règlements concernant les jours de vacances proposés par les employeurs. Le département du travail de l'Illinois applique ces lois.
Accumulation de vacances
Dans l'Illinois, si une convention collective (contrat) entre un employeur et un employé indique que celui-ci bénéficiera de congés payés, l'employeur doit respecter les conditions du contrat. Le temps imparti est à la discrétion de l'employeur. L'employée peut prendre son congé à sa discrétion. En général, les employeurs accordent des congés annuels en fonction du service acquis. Par exemple, les employés avec moins d'un an de service peuvent obtenir neuf jours de vacances par an et un employé avec deux ans de service, onze jours. L’employeur peut baser la détermination sur la date anniversaire de l’employé (date de début d’emploi) ou par année civile. Certains employeurs exigent que les employés demandent une période de vacances par écrit dans un délai spécifié, par exemple deux semaines avant de prendre leur congé.
Résiliation
En vertu de la loi de l'Illinois sur le paiement et le recouvrement des salaires, sauf stipulation contraire du contrat de travail, si un employé quitte son poste ou est licencié et qu'il dispose d'une période de vacances non utilisée, l'employeur doit le payer pour les vacances accumulées. L’employeur doit payer le solde inutilisé avec la dernière rémunération de la salariée à son taux de rémunération final. Par exemple, s'il lui reste huit jours de vacances pour l'année mais qu'elle quitte avant de prendre ces jours, l'employeur doit payer les huit jours à son taux de rémunération normal avec son dernier chèque de paie. L’indemnisation finale doit être versée en dollars américains, par chèque ou sur le compte bancaire de l’employé. Le salaire complet devrait être facilement disponible pour l'employé. Les employés de l’Illinois peuvent déposer une réclamation salariale auprès du Département du travail de l’Illinois s’ils ne reçoivent pas leur indemnité de vacances conformément au contrat ou à la politique en matière de travail.
Taxe sur les salaires
L'Internal Revenue Service considère la paie de vacances comme un avantage marginal. Cependant, il est calculé en tant que salaire par l’employeur et inclus dans le rapport annuel W-2 de l’employé. Par conséquent, la paye de vacances est imposable. L’IRS oblige les employeurs de l’Illinois à retenir l’impôt fédéral sur le revenu, la taxe de sécurité sociale et la taxe Medicare sur le salaire des employés. L’Illinois exige également que les employeurs retiennent l’impôt sur le revenu de l’État. L’employeur devrait payer les congés fiscaux comme pour les salaires normaux. Le taux d'imposition sur le revenu de l'Illinois est généralement de 3% du salaire imposable, selon le département du revenu de l'Illinois. L'employeur peut utiliser la circulaire IRS pour calculer la retenue fédérale et les tables de retenue d'impôt de l'Illinois pour l'impôt sur le revenu de l'État.
