Une lettre de sollicitation vous présentera en tant qu’initiateur de la soumission et invitera les répondants potentiels à en apprendre davantage. La lettre résumera et transmettra le matériel et les instructions nécessaires pour répondre à votre invitation à soumissionner. Vous direz à vos lecteurs qui vous êtes, ce que vous recherchez et comment vous allez répondre aux questions des soumissionnaires. Ils découvriront comment vous souhaitez recevoir des offres et quelle est votre chronologie. Bien que les lettres de sollicitation adoptent souvent des formats directs, des tableaux et des mémos, vous pouvez utiliser une lettre officielle pour présenter un résumé de votre processus d'appel d'offres et en souligner les points clés.
Invitez les lecteurs à soumettre des propositions de soumission conformes aux documents de candidature joints. Vos documents de soumission peuvent contenir une description du processus d'évaluation et des instructions à l'intention du soumissionnaire spécifiant le format et la substance du matériel à soumettre. Ils peuvent également inclure les termes et conditions auxquels les soumissionnaires doivent s'attendre dans un contrat, ainsi qu'une description détaillée ou les spécifications des services ou des biens que vous sollicitez. Pour aider vos lecteurs, fournissez une liste à puces des documents de soumission que vous avez joints à votre lettre.
Identifiez-vous comme l'avocat des offres. Présentez brièvement votre entreprise avec un aperçu de votre énoncé de mission, de votre emplacement et de votre site Web. Indiquez également le nom et les coordonnées du point de contact du lecteur pour toutes les questions liées à la demande de soumissions. Cela peut être vous ou une autre personne à qui vous avez délégué la gestion du processus d'appel d'offres.
Décrivez l'entreprise pour laquelle vous sollicitez des offres. Donner des détails tels que l’emplacement, le budget, la portée et la taille de l’entreprise. Discutez de la manière dont l’entreprise s’inscrit dans vos buts et objectifs généraux.
Présentez votre emploi du temps pour l'ensemble du processus d'appel d'offres. Indiquez les dates limites et les lieux pour la réception des lettres d’intention, des questions et des offres. Indiquez les dates de tout événement lié aux offres planifié, tel qu'une réunion préalable à l'offre, l'ouverture des offres et la liste restreinte publique, les réunions de sélection ou d'attribution.
Référez les lecteurs aux instructions de votre soumissionnaire ci-joint pour des instructions détaillées sur ce qu'il faut soumettre et dans quel format. Insistez sur le respect des formats et des exigences prescrits et mentionnez la possibilité que les offres soient rejetées en cas de non-respect. Indiquez clairement la base ou les critères pour l'attribution de l'offre, ainsi que toute autre information que vous souhaitez mettre en valeur, telle que le nombre d'exemplaires requis et la manière dont les offres doivent être scellées, emballées et étiquetées.
Répétez votre invitation à enchérir, puis remerciez le lecteur de son intérêt. Fermez officiellement la lettre, puis signez votre nom et votre titre.
Conseils
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Les demandes de soumissions peuvent devenir complexes. Consultez un avocat avant de finaliser votre lettre de sollicitation et votre paquet. Relisez votre lettre à la recherche de fautes de grammaire et d'orthographe.
Formatez votre lettre en bloc puis imprimez-la sur votre papier à en-tête.
