Une demande de soumission ou une demande de proposition, ou demande de proposition, est un document établi par une entreprise ou une organisation pour les fournisseurs. Par exemple, une entreprise de construction peut avoir besoin de charpentiers ou un hôpital peut avoir besoin d'un concepteur de sites Web pour créer un site. Les RFP sont généralement des documents formels avec des directives pour le fournisseur. Ils incluent des détails sur l'entreprise qui fait la demande, les spécifications du projet d'entreprise, le processus de sollicitation des fournisseurs, le processus de sélection pour choisir un ou plusieurs fournisseurs, le processus de contrat et le processus de communication au cours de la sollicitation.
Recueillez toutes vos informations à l'avance. Ayez vos états financiers, budgets, contrats, accords et tout autre document pertinent ayant trait au projet. Cela facilitera la rédaction de votre demande de propositions.
Rédigez un aperçu ou une introduction, parfois appelé «résumé». Cette section présente l’entreprise ou l’organisation à l'origine de la demande ainsi que sa place dans son secteur. Le résumé présente également de manière claire le projet ou le besoin commercial pour lequel les demandes sont recherchées.
Présentez les spécifications clairement, en termes à laquelle les vendeurs vont répondre. Définissez la nature et la portée de votre projet, vos besoins, vos résultats attendus et toute autre information essentielle. Être spécifique; Il existe une différence importante entre le besoin d'un site Web conçu et celui d'un site Web conçu, mis à jour et géré régulièrement.
Indiquez clairement les instructions relatives à la gestion du processus de communication pendant le processus de sollicitation. Si vous souhaitez que les fournisseurs contactent une seule personne de votre organisation, précisez-le. Si les fournisseurs doivent assister à une présentation, indiquez tous les détails à ce sujet. Si vous ne souhaitez pas que les fournisseurs vous contactent du tout au cours du processus, indiquez-le définitivement. Déterminez comment vous allez recevoir les offres, si elles doivent être scellées et quelle est la date limite.
Expliquez que la demande de propositions n'est pas un contrat et que sa réponse ne garantit pas la sélection. Assurez-vous d’inclure des informations qui feront que la réponse d’un fournisseur vaut son temps. Disposez des détails sur le budget, le contrat, la forme de paiement et l'évaluation du travail pendant que le projet est actif.
Inclure toutes les considérations juridiques, de droit d'auteur, d'assurance et éthiques à prendre en compte par les vendeurs. Cela inclut, sans toutefois s'y limiter, les accords de confidentialité, les exigences des fournisseurs minoritaires, les réglementations locales, les considérations de sécurité et les pratiques commerciales.
Spécifiez des instructions distinctes sur la manière dont les réponses doivent être formatées. Indiquez aux fournisseurs comment vous souhaitez voir leurs numéros de proposition, quelles informations ils doivent inclure dans leurs propositions, tels que des copies d'informations sur les assurances ou des licences commerciales.
Inclure une conclusion projetée concernant le processus de sélection. Informez les vendeurs s'ils seront ou non avertis s'ils n'obtiennent pas le travail, ainsi que ce à quoi ils peuvent s'attendre s'ils sont sélectionnés pour le travail.
