La réussite de la mise en œuvre de nouvelles politiques et procédures dépend d'un examen minutieux des problèmes actuels et d'une formulation claire des mesures à prendre pour les résoudre. Les décideurs et les gestionnaires doivent clairement communiquer avec toutes les personnes concernées, y compris celles extérieures à l'organisation, et utiliser plusieurs voies pour faire connaître les nouvelles politiques et procédures.
Communication efficace
Déterminez qui sera touché par les nouvelles politiques et procédures, en regardant non seulement le personnel de votre organisation, mais également les populations externes affectées par les nouvelles mesures. Le fait de connaître toutes les parties concernées sera déterminant pour le moyen de communication utilisé. Les dirigeants d’organisation supposent souvent que les nouvelles procédures n’affecteront que les pratiques d’une organisation et négligeront d’envisager des conséquences plus importantes.
Désigner un membre du personnel qui maîtrise parfaitement la rédaction technique et la communication pour annoncer les nouvelles politiques / procédures. La sélection d'une telle personne pour gérer la communication des nouvelles mesures garantit que tous les niveaux de l'organisation, indépendamment de leurs connaissances techniques ou de leur expertise, comprendront les nouvelles politiques et procédures.
Annoncez les nouvelles politiques et procédures en utilisant plusieurs moyens de communication pour atteindre tous les publics cibles. Une approche unique ne fonctionne pas. L'organisation peut informer les clients et d'autres publics par des lettres, des courriers électroniques et des publicités. Les mémorandums, les réunions du personnel, les brochures et les manuels peuvent être utilisés pour informer les membres du personnel. La communication avec les membres du personnel devrait non seulement préciser les nouvelles mesures prises, mais aussi annoncer les nouveaux programmes de formation et expliquer en quoi les nouvelles procédures affecteront les opérations existantes. La direction devrait également indiquer aux membres du personnel où trouver des réponses à leurs questions ou préoccupations concernant les nouvelles politiques et procédures.
