Une salutation est la salutation dans une lettre. C’est la façon dont vous adressez le destinataire et qui donne le ton pour le reste du contenu du message. En affaires ces jours-ci, la plupart des correspondances se font par courrier électronique. Toutefois, le courrier postal est toujours utilisé dans certaines industries et avec des types spécifiques de documents commerciaux. Dans les deux cas, il est important d’utiliser la salutation correcte pour montrer au destinataire le respect de la lettre et l’engager au début de la communication.
Conseils
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La salutation appropriée pour les lettres commerciales dépend du ton du document, qu'il s'agisse d'un document imprimé ou d'un courrier électronique et de la nature du message envoyé.
Comment choisir un message d'accueil Business Letter
Le choix de la formule de salutation à utiliser dans votre lettre professionnelle dépend de plusieurs facteurs. Tout d’abord, déterminez la nature du sujet dont vous discutez. Faut-il un ton formel ou informel? Par exemple, postuler à un emploi dans une entreprise est une transaction commerciale formelle et nécessite une lettre commerciale avec une salutation formelle. D’autre part, il n’est pas nécessaire de saluer formellement l’envoi d’un courriel à un collègue pour lui demander à quel moment se réunir. De même, s’adresser à un client avec lequel vous n’avez pas parlé auparavant peut nécessiter un ton plus formel que de parler à un partenaire avec lequel vous faites régulièrement des affaires.
Un autre facteur à prendre en compte pour décider de la formule de salutation à utiliser est le ton du message. La salutation est la première partie de la lettre professionnelle que votre destinataire lit. Elle définit donc essentiellement le ton du message dans son ensemble. Sélectionnez soigneusement votre salutation en fonction du ton que vous souhaitez transmettre. De plus, les salutations que vous utiliserez dépendront de ce que vous savez et de ce que vous ne connaissez pas du destinataire. Que vous connaissiez le nom de la personne, son sexe, sa profession et ses références joue un rôle dans le choix de la formule de salutation.
Considérant le format de la lettre commerciale
La salutation que vous utilisez peut également dépendre du format de votre lettre. Par exemple, le fait que vous envoyiez votre message par courrier postal ou électronique peut affecter le type de message d'accueil que vous choisissez. En outre, le type de lettre dictera également la salutation que vous utilisez. Par exemple, une lettre d’introduction à une proposition commerciale envoyée par courrier peut avoir un message de bienvenue beaucoup plus formel qu’un mémo envoyé à une liste interne par courrier électronique à l’échelle de la société. Vous devrez également déterminer si vous envoyez votre lettre commerciale à une personne ou à plusieurs personnes, car cela affectera le message d'accueil que vous choisissez.
Destinataire de la lettre commerciale
Avant de commencer votre lettre commerciale, déterminez à qui vous envoyez le message. Si vous écrivez à une personne, il est important de connaître son nom complet avec l’orthographe correcte. Si le destinataire porte un nom non sexiste, comme Alex ou Pat, appeler l’organisation et connaître son sexe peut vous éviter une gêne potentielle. Si vous ne connaissez pas le sexe de la personne, vous pouvez alors supprimer l’article de courtoisie dans votre message de bienvenue.
Si votre lettre commerciale répond à un message que le destinataire a déjà envoyé, faites attention à la façon dont il a signé son nom. Si leur nom complet est Cassandra et qu'ils ont signé leur lettre "Cass", vous voudrez peut-être l'appeler "Cass". Cela dépendra de la nature de votre relation et du document que vous écrivez. Ne raccourcissez pas le nom d’une personne sans y avoir été invité au préalable.
Utiliser des titres spécifiques au genre
Dans certains cas, vous pouvez choisir d’utiliser un titre sexospécifique dans votre message de bienvenue. «M.» est utilisé pour désigner un homme et précède son nom de famille - «M. Smith », par exemple. Pour une femme mariée, utilisez «Mme» avant le nom de famille. Pour une femme non mariée, vous pouvez utiliser «Miss». Lorsque vous écrivez à une femme sans connaître son état matrimonial, vous pouvez utiliser «Mme», comme dans «Mme Smith».
Avant de décider d'utiliser un titre sexospécifique, déterminez si votre langue est inclusive. Certaines personnes peuvent ne pas s'identifier en tant qu'homme ou femme ou s'identifier en tant que sexe opposé. Si vous ne connaissez pas la situation ou n’êtes pas certain de la situation, vous pouvez choisir de laisser de côté la langue sexuée dans votre correspondance.
Salutations formelles
Le mot de passe formel le plus courant dans le monde des affaires est «Cher». Vous pouvez utiliser cette salutation de différentes manières:
- Cher Mr Smith
- Cher John / Jane
- Chère madame / madame. Forgeron
- Cher John Smith
La manière dont vous adressez le nom du destinataire dépend de la formalité de la lettre commerciale et de votre relation avec elle. «Cher» peut être utilisé dans les lettres commerciales imprimées et par courrier électronique, de même que la salutation «À». «Bonjour» est une autre salutation formelle. Cependant, cela est généralement utilisé dans les courriels plutôt que dans les courriers postaux.
Salutations informelles
Les salutations moins formelles peuvent être utilisées dans des environnements professionnels. Toutefois, leur acceptabilité dépendra de la culture de l'organisation, du destinataire de la lettre et de la nature du message.
Dans les organisations où il n'y a pas de hiérarchie formelle ou dans les petites entreprises qui ne comptent que quelques employés qui se connaissent bien, il peut ne pas être nécessaire de recourir à des salutations formelles. En règle générale, dans la correspondance interne avec des collègues ou des partenaires avec lesquels vous êtes familiers, il est acceptable d’utiliser les mots «Hi John» ou «Hey Jane», en particulier lorsque vous communiquez par courrier électronique.
Prenez note que même si la culture de l'organisation est informelle, il peut arriver qu'une salutation formelle soit requise, par exemple lorsque vous parlez à un nouveau client ou à un intervenant ou que vous postulez à un emploi.
Salutations à un destinataire inconnu
Parfois, lors de la rédaction d'une lettre commerciale, vous ne connaissez peut-être pas le nom du destinataire. Dans ce cas, essayez d'appeler l'organisation à l'avance pour savoir qui peut consulter votre lettre, et adressez votre note en conséquence. Vous pouvez également consulter le site Web d’une entreprise pour savoir si vous pouvez trouver cette information. Si vous ne pouvez pas trouver le nom du destinataire, vous pouvez adresser votre lettre commerciale avec des salutations génériques telles que:
- cher Monsieur ou Madame
- À qui cela concerne
- Au responsable du recrutement
Salutations pour plusieurs récipiendaires
Lorsque vous traitez avec plusieurs destinataires de votre lettre professionnelle, adaptez la salutation à plusieurs noms, par exemple «Cher Jane et John» ou «À M. et Mme Smith». S'il y a plus de deux noms à inscrire, vous pouvez choisissez de renoncer complètement aux noms et utilisez un message d'accueil générique tel que:
- Chère équipe
- Salut à tous
- Au département des ressources humaines
- Chère Blue-Sky Corporation
Directives pour des titres spécifiques
La profession ou les études d’une personne peuvent vous obliger à les aborder d’une manière particulière dans votre message d’affaires, en fonction de la forme de la lettre. En règle générale, cela concerne les membres du clergé, les professionnels de la santé, les universitaires, le personnel militaire et les représentants élus.
Par exemple, si vous écrivez à une personne qui a un diplôme en médecine, utilisez «Dr.» avant son nom de famille, comme dans «Dr. Smith. »Lorsque vous écrivez à un professeur, à un juge, à un rabbin, à un imam ou à un pasteur, écrivez le titre complet avant son nom de famille, par exemple« Cher pasteur Smith ». Lorsque vous écrivez à des membres des forces armées, il convient d'utiliser leur grade complet. nom de famille dans le message d'accueil, comme dans «Cher lieutenant général Smith» ou «Bonjour capitaine Smith».
Formater une salutation dans une lettre d'affaires
Lorsque vous formatez votre lettre, vous pouvez ajouter deux points ou une virgule après votre message d'accueil. Le côlon est le choix le plus formel, tandis que la virgule est utilisée pour la correspondance informelle. Le premier paragraphe de votre lettre commence après la salutation sur la ligne suivante, par exemple:
Cher John, Premier paragraphe
